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行政助理/前台

招聘公司:圣戈班研发(上海)有限公司
职位类型:全职
有效日期:2018年01月12日 - 2018年02月11日
工作地点:上海
招聘部门:上海总部,财务行政部
招聘人数:1
职位描述
1.岗位职责:
1/( 5%) Strictly follow company EHS & 5S policies and regulations. Follow R&D personnel’s individual EHS responsibilities listed in ’EHS Responsibilities Management Program’. 遵守公司EHS及5S的政策和规定。履行《环境、职业健康与安全职责管理程序》中研发人员的个人EHS职责。

2/ (15%) Operates a telephone switchboard or console, used with a private branch exchange (PBX) system to relay incoming, outgoing, and intersystem calls.
负责前台热线的接听和电话转接,做好来电咨询工作,重要事项认真记录并传达。
Greets visitors by a polite and professional way, determines the nature of visitors’ business and provides appropriate information.
负责来访客户接待、基本咨询和引见, 严格执行公司的门禁制度。接待访客,热情得体,礼仪周到。
Follow the company guard policy. 遵守公司的安保政策
Manage the visitor access card管理访客卡

3/ (19%) Performs basic clerical work such as mail delivering, conference room reservation, hotel reservation etc. Handle daily express delivery out/in. Supplier communication and settlement for payment.
行政事务(如:信件收发、会议室预定、酒店预定等)的辅助及公司内外部快递处理,供应商沟通及结算。
ask for picking up express when use DHL ,Fedex and Xiangyin联系快递
ask price when people sent personal express个人快递询价

4/ (20%) Stationery purchase, issuance and management
文具库存的采购、发放以及管理。
daily consuming and registration ;日常文具登记
monthly stock checks and replenishment ;每月库存检查
purchasing extra needed stationery购买文具
Settle the payment monthly with vendor付款

5/ (5%) Statistics of office consumptions purchase, performance indicator report etc.
办公室消耗品采购统计,业绩指标报告等

6/ (5%) Drinking water supply, manage the vendor to deliver the drinking water and perform periodical cleaning on time and perform monthly settlement with vendor for barreled water and bottled water.饮用水供应管理
use new supplier (check the number of water dispenser and barreled water to change it );管理饮水机供应商
supplement water every Monday, Wednesday and Friday 办公室饮用水供应管理

7/ (3%) Letter distribution and envelope/letter paper preparation
公司信纸/信封准备和整理

8/ (11%) Air-ticket booking and hotel booking. Travel arrangement.
机票及宾馆预定,行程安排。与机票供应商沟通及结算。
issue the tickets when TA is finished;出机票
booking and issue tickets for those who haven’t assistant’s departments;协助无部门助理的部门预定机票与出机票
print TA when monthly settlement

9/ (10%) Support to facility team 为设备部门提供支持

10/ (7%) Daily ad hoc support (hotel booking, umbrella borrow etc.)其它日常活动支持(预订酒店,急借伞管理)


2.任职要求:
1/ College or Bachelor degree大专或本科学历

2/ Basic office application skills基本的办公室应用工具技能

3/ Basic English skills required具备基本的英语听说读写技能

4/ Mild, patient and warm温和,耐心,有亲和力

5/ Good listening and communication skills良好的倾听与沟通能力  
公司简要介绍:
为了满足亚太区和中国日益增长的需求,圣戈班在亚太区的成立了集团的首家研发中心-圣戈班研发(上海)有限公司。该中心建于上海工业区的中心地带-闵行开发区,临近有6家隶属于圣戈班集团的工厂,包括高性能塑料,汽车安全玻璃,磨料磨具和陶瓷。

作为圣戈班产业多样性和广泛性的代表,圣戈班研发(上海)有限公司将是圣戈班全球第十六家研发中心,也是三大研发中心之一。我们计划在今后的几年中,建成拥有300名成员,并覆盖到圣戈班的几乎所有产业。

作为圣戈班集团丰富技术资源的最佳体现,圣戈班研发上海将囊括几乎所有先进材料研究领域的科学家:从陶瓷到高分子材料,从玻璃到铸铁,从晶体到磨料磨具,从无机颗粒和粉末到耐火材料…且研究工作涉及到的学科更是纷繁复杂:化学工程,机械工程,计算机模拟,陶瓷或橡胶工程学,磨削技术,涂敷技术等等包罗万象。

圣戈班研发(上海)有限公司将与公司在欧洲和北美两外两大的研发中心一起去努力实现圣戈班集团的雄心壮志:领导全球的技术和创新。

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